Come organizzare viaggi aziendali

tramite: O2O
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Introduzione

Nonostante il mondo di internet abbia velocizzato le comunicazioni e dia la possibilità di organizzare delle riunioni in tempo reale anche con uffici situati dall'altra parte del mondo, spesso è necessario presenziare di persona a degli importanti eventi. Per questo è necessario organizzare un viaggio aziendale in modo preciso e senza tralasciare nessun particolare. Anche perché accade spesso che i viaggi siano un costo non indifferente per l'azienda. Questa guida si propone appunto di spiegarvi come organizzare viaggi aziendali.

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Il primo passo è quello di trovare la persona adatta a cui affidare la responsabilità dell'organizzazione. Esistono infatti delle faccende burocratiche che possono anche essere complicate e quindi occorre un esperto che sappia gestirle. L'organizzatore di viaggi aziendali provvede a prenotare voli, viaggi in treno o pullman; si occupa quindi di cercare i mezzi di trasporto più adatti. Altro importante compito, è quello di occuparsi della prenotazione degli alberghi o strutture ospitanti alternative. Fondamentale è poi il ruolo dell'organizzatore di assicurarsi che tutti i documenti dei partecipanti (passaporti, carte di identità), siano in regola. Occorre fornire a questa persona tutte le informazioni necessarie circa il budget e gli eventuali spostamenti necessari.

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Un aspetto molto importante da considerare quando si organizzano viaggi aziendali è quello scegliere quali dipendenti dovranno prendere parte. Infatti se è importante presenziare in prima persona, è sempre meglio portare con sè dei dipendenti fidati che vi possano supportare. Un gruppo di lavoratori affiatato, è un gruppo produttivo, e questo non può che contribuire al benessere dell'azienda. Per cui fate in modo da non viaggiare con dei dipendenti che non si trovano bene tra di loro, ma create un gruppo compatto e coeso. Evitate di selezionare lavoratori che hanno una famiglia a carico, dato che potrebbe non essere contento della trasferta.

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Il terzo passo per organizzare un viaggio aziendale è quello di occuparsi della gestione finanziaria del viaggio stesso. È importante chiedere dei preventivi sia per i mezzi di trasporto, che per le sistemazioni in alloggio, in modo da non ritrovarsi ad affrontare una spesa eccessiva. Inoltre per gruppi numerosi, molte strutture alberghiere e molti gestori di mezzi di trasporto, effettuano ottimi sconti, soprattutto nei periodi di bassa stagione, quali novembre e marzo.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Se dovete percorrere un lungo itinerario, affidatevi ad una agenzia viaggi.

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