Consigli per organizzare viaggi aziendali

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Per organizzare viaggi aziendali bisogna seguire alcuni consigli che, sotto alcuni aspetti, sono più severi e meno dinamici rispetto a un viaggio a scopi personali. Qualunque sia il motivo del viaggio infatti, è importante presentarsi puntuali, preparati e riposati. E la combinazione di questi tre elementi è ottenibile solo attraverso una buona preparazione seguendo alcune norme non scritte, dettate dal buon senso.

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Tenere un occhio al budget

Organizzare un viaggio aziendale generalmente comporta un budget leggermente maggiore rispetto al viaggio di piacere. D'altro canto, un viaggio d'affari è obbligatorio e inevitabile, altrimenti non sarebbe necessario. Ma allo stesso tempo, rispetto a un viaggio di piacere, il budget è molto più rigido e non è "sforabile". Non si rischia di ribadire l'ovvio ricordando che il budget dev'essere prioritario nella scelta, e ci vuole accortezza.

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Scegliere in base alla convenienza

La sistemazione o gli spostamenti più costosi non sono necessariamente i migliori, quelli necessari non sono per forza i più costosi, e le scelte più economiche non sono per forza di cose le migliori. L'intera organizzazione del viaggio deve ruotare intorno allo scopo della visita. Conveniente ed economico sono due concetti simili, ma non uguali.

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Non avere fretta

Questo è un consiglio che vale sempre quando si prenota qualsiasi cosa, a qualsiasi scopo. Non serve avere fretta, non va bene prenotare la prima cosa che si trova per paura che non ci siano alternative o per paura di vedersi sfuggire un'occasione. Non è un last minute, non è un villaggio vacanze. Un viaggio d'affari richiedere più concentrazione e di conseguenza tempo per essere programmato al meglio.

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Dare priorità alla logistica

La logistica è tutto negli affari. Ci sono domande da porsi e decisioni da prendere di conseguenza? Quanto dista il luogo oggetto dell'interesse lavorativo, sia essa una fabbrica da visitare o un cliente da incontrare, dall'aeroporto? E in quella zona ci sono hotel? L'aeroporto (o stazione ferroviaria o porto, etc etc) di destinazione dev'essere, così come l'hotel, funzionale da un punto di vista logistico rispetto al motivo della visita.

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Prenotare e stampare tutto

Non ci sono regole per prenotare i viaggi d'affari. Niente vieta di viaggiare con voli low-cost o soggiornare in hotel non canonici. Ma occorre partire con tutte le tappe del viaggio già prenotate, perché non si può improvvisare o perdere tempo, troppo rischioso; ed è anche importante avere tutti i documenti relativi alle prenotazioni, carte d'imbarco, biglietti, voucher e così via, stampati e pronti da essere esibiti. Senza dimenticare eventuali visti, ovviamente.

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